Polityka prywatności

Wersja: 2026-10-07

Platforma RodPanel służy ogrodom działkowym do prowadzenia ich spraw. Dane osobowe przetwarzamy w dwóch rolach – jako podmiot przetwarzający dane działkowców w imieniu ogrodów oraz jako administrator danych naszych klientów i osób, które się z nami kontaktują. Opisujemy je osobno.

1. Kto jest administratorem danych

Dane działkowców i członków zarządu wprowadzane przez ogród – administratorem jest ogród działkowy (jego stowarzyszenie ogrodowe), który korzysta z Platformy. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w imieniu ogrodu, na podstawie umowy powierzenia (pkt 2).
Dane klientów, osób zakładających konto ogrodu, kontaktujących się z nami i odwiedzających stronę – administratorem jest Usługodawca: RodPanel.pl, e-mail: kontakt@rodpanel.pl, tel. +48 666 542 111 (pkt 3–6).

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – w sprawach danych osobowych pisz na adres podany wyżej.

2. Dane działkowców (przetwarzamy w imieniu ogrodu)

Zakres: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane działki, naliczenia opłat i wpłaty, odczyty liczników, zgłoszenia i wiadomości, historia e-maili i SMS-ów wysłanych przez zarząd (przechowywana 24 miesiące), pliki udostępnione przez ogród, a jeśli ogród korzysta z modułu KSeF – faktury ogrodu pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur (dane wystawców, np. przedsiębiorców).
Cele i podstawy prawne określa ogród – zwykle: wykonanie umowy dzierżawy działkowej i statutu oraz obowiązki z ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO) i prawnie uzasadniony interes ogrodu, np. sprawna komunikacja (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Wnioski dotyczące tych danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie) kieruj do zarządu swojego ogrodu. Pomagamy ogrodom je realizować.
Dane każdego ogrodu są oddzielone od danych innych ogrodów. Usługodawca nie wykorzystuje ich do własnych celów.

3. Klienci Platformy – konto ogrodu, płatności, faktury

Zakres: imię i nazwisko, e-mail (służy do logowania) i telefon osoby zakładającej konto ogrodu oraz członków zarządu; dane ogrodu i dane do faktury; historia zamówień i płatności; data, wersja dokumentów i adres IP przy rejestracji i akceptacji dokumentów.
Cele i podstawy: zawarcie i wykonanie umowy, obsługa konta i pomoc techniczna (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); wystawianie faktur i prowadzenie księgowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o VAT i ustawą o rachunkowości); bezpieczeństwo Platformy, dowód zawarcia umowy i akceptacji dokumentów, dochodzenie i obrona przed roszczeniami, przypomnienia o końcu okresu dostępu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres: przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata, art. 118 Kodeksu cywilnego); dokumenty księgowe – 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.

4. Formularz „Umów prezentację”, telefon i e-mail

Zakres: imię i nazwisko, nazwa ogrodu, miejscowość, telefon, e-mail, treść wiadomości, preferowana forma prezentacji, treść i data zgody na kontakt, adres IP (ochrona przed nadużyciami).
Cele i podstawy: umówienie i przeprowadzenie prezentacji oraz odpowiedź na pytania – działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) i nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Kontakt telefoniczny i e-mailowy w sprawie prezentacji i oferty prowadzimy na podstawie Twojej zgody (art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej).
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc lub dzwoniąc na dane z pkt 1 – wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego kontaktu.
Okres: do 12 miesięcy od wysłania formularza (usuwamy automatycznie), krócej – jeśli wycofasz zgodę lub zgłosisz sprzeciw. Jeżeli zawrzesz z nami umowę, dalej obowiązuje pkt 3.

5. Płatności

Płatności BLIK, Przelewy24 i kartą obsługuje Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia), który jest odrębnym administratorem danych płatnika w zakresie realizacji płatności i przeciwdziałania oszustwom. Nie otrzymujemy danych kart płatniczych. Dane działkowców nie są przekazywane do Stripe.

6. Strona internetowa, logi i cookies

Serwer zapisuje w logach techniczne informacje o połączeniach (adres IP, data, adres strony, przeglądarka) – w celu zapewnienia bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Logi przechowuje dostawca hostingu przez okres wynikający z jego zasad bezpieczeństwa.
Platforma zapisuje nieudane próby logowania i inne zdarzenia bezpieczeństwa (adres IP, czas) – są usuwane automatycznie po 2 dniach.
Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookies oraz – za zgodą – funkcjonalnych zapisów w przeglądarce. Nie używamy reklam, analityki śledzącej ani wtyczek serwisów społecznościowych. Szczegóły: Polityka cookies.

7. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługę, na podstawie umów zapewniających ochronę danych:

hosting i poczta e-mail: Globtel Internet Szymon Hersztek (WEBD.pl), ul. Matecznikowa 2/1, 80-126 Gdańsk, NIP 9570804786 – hosting i poczta e-mail, serwery w Polsce,
wysyłka SMS: Vercom S.A. (operator SerwerSMS.pl), ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań, NIP 7811765125 – numer telefonu i treść wiadomości,
płatności: Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) – tylko dane płatnika i zamówienia,
biuro rachunkowe Usługodawcy – dane z faktur,
organy publiczne – wyłącznie, gdy wymagają tego przepisy.

Dane Platformy przechowujemy na serwerach w Polsce. Stripe może przekazywać dane płatników poza Europejski Obszar Gospodarczy – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

8. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz prawo wycofania zgody. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

9. Dobrowolność i decyzje automatyczne

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie możemy założyć konta, wystawić faktury ani odpowiedzieć na zapytanie. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenie (HTTPS), hasła przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu (bcrypt), ograniczamy liczbę prób logowania, nadajemy uprawnienia według ról, oddzielamy dane ogrodów, codziennie wykonujemy kopie zapasowe i aktualizujemy oprogramowanie.

11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, funkcje Platformy lub nasi dostawcy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.