Regulamin platformy RodPanel

§1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi RodPanel (dalej: „Platforma”) – internetowego panelu do prowadzenia spraw rodzinnych ogrodów działkowych. Jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługodawcą jest RodPanel.pl, e-mail: kontakt@rodpanel.pl, tel. +48 666 542 111.
3. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie Platformy przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego pobranie, zapisanie i wydrukowanie (np. funkcją „Drukuj → Zapisz jako PDF” w przeglądarce).
4. Platforma jest przeznaczona dla podmiotów prowadzących rodzinne ogrody działkowe – w szczególności stowarzyszeń ogrodowych i ich jednostek (ROD) – oraz innych podmiotów niebędących konsumentami. Usługa nie jest świadczona konsumentom.

§2. Definicje

• Klient (Ogród) – podmiot prowadzący rodzinny ogród działkowy, w imieniu którego Konto Ogrodu zakłada osoba uprawniona do jego reprezentowania (np. członek zarządu ROD działający na podstawie statutu stowarzyszenia ogrodowego).
• Konto Ogrodu – wydzielona część Platformy z danymi jednego Ogrodu.
• Konto główne – konto osoby, która zarejestrowała Ogród (prezes / osoba odpowiedzialna); nadaje uprawnienia innym użytkownikom.
• Zarząd – użytkownicy Konta Ogrodu z rolą zarządu (Konto główne i dodatkowi administratorzy z nadanymi uprawnieniami).
• Działkowiec – użytkownik, któremu Zarząd założył konto w Koncie Ogrodu.
• Okres próbny – bezpłatny okres korzystania z Platformy po aktywacji Konta Ogrodu.
• Abonament – opłacony z góry okres dostępu do Platformy (miesięczny lub roczny).
• Pakiet SMS – opłacona z góry liczba wiadomości SMS do wysłania z Konta Ogrodu.
• Cennik – aktualne ceny Abonamentów i Pakietów SMS, opublikowane na stronie głównej Platformy i w panelu („Abonament i SMS”).
• Umowa powierzenia – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana z Klientem przy rejestracji.
• Dzień roboczy – dzień od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

§3. Zakres usług

1. Platforma umożliwia w szczególności: prowadzenie ewidencji działek i działkowców, naliczanie opłat i ewidencję wpłat (także import z wyciągów bankowych), odczyty liczników, ogłoszenia, zgłoszenia, dokumenty i pliki do pobrania, wysyłkę wiadomości e-mail i SMS do działkowców, panel działkowca oraz pobieranie faktur Ogrodu z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z ich obiegiem w zarządzie (statusy, kategorie kosztów, notatki, eksport).
2. Moduł KSeF. Aby z niego korzystać, Klient generuje w Aplikacji Podatnika KSeF token z uprawnieniem do przeglądania faktur i wprowadza go do Platformy; odpowiada za uprawnienia nadane tokenowi i może go w każdej chwili usunąć z Platformy oraz unieważnić w KSeF. Platforma używa tokena wyłącznie do odczytu faktur, przechowuje go w postaci zaszyfrowanej i nie wystawia faktur w KSeF. Faktury są pobierane automatycznie raz na dobę oraz na żądanie, z zachowaniem limitów Ministerstwa Finansów; Usługodawca nie odpowiada za niedostępność KSeF ani za treść faktur. Wizualizacja faktury (PDF) ma charakter pomocniczy – dokumentem jest faktura zapisana w KSeF (plik XML).
3. Usługodawca udziela pomocy technicznej e-mailowo i telefonicznie w Dni robocze, a na prośbę Klienta – nieodpłatnie – przeprowadza prezentację Platformy i pomaga w przeniesieniu danych z plików przekazanych przez Klienta.
4. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Platformy, o ile nie pogarsza to istotnie usług opłaconych przez Klienta. Aktualizacje są wliczone w cenę Abonamentu.

§4. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo

1. Do korzystania z Platformy potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa (np. Chrome, Firefox, Edge, Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail.
2. Korzystanie z usług elektronicznych wiąże się z zagrożeniami, takimi jak wyłudzanie haseł (phishing), złośliwe oprogramowanie czy przejęcie konta. Usługodawca zaleca: stosowanie silnych, niepowtarzalnych haseł, nieudostępnianie ich innym osobom, wylogowywanie się na urządzeniach współdzielonych i aktualizowanie oprogramowania. Usługodawca nigdy nie prosi o podanie hasła.

§5. Zawarcie umowy i Konto Ogrodu

1. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta na czas nieoznaczony z chwilą aktywacji Konta Ogrodu linkiem wysłanym na adres e-mail podany w formularzu rejestracji.
2. Osoba zakładająca Konto Ogrodu oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Ogrodu i że podane dane są prawdziwe. Klient odpowiada za działania osób, którym nadał dostęp do Konta Ogrodu.
3. Wraz z rejestracją Klient zawiera z Usługodawcą Umowę powierzenia. Data, wersja dokumentów i adres IP przy akceptacji są zapisywane.
4. Dla jednego ogrodu prowadzi się jedno Konto Ogrodu. Okres próbny przysługuje danemu ogrodowi jeden raz.
5. Niepotwierdzone rejestracje są usuwane po 14 dniach.

§6. Okres próbny, ceny i płatności

1. Po aktywacji Klient otrzymuje bezpłatny Okres próbny trwający 30 dni (1 miesiąc) z dostępem do wszystkich funkcji. Okres próbny nie wymaga podania danych karty płatniczej i nie przechodzi automatycznie w płatny – po jego zakończeniu Klient może, ale nie musi, opłacić Abonament.
2. Ceny określa Cennik. W dniu publikacji tej wersji Regulaminu: Abonament – 1 miesiąc – 49,00 zł brutto; Abonament – 12 miesięcy – 499,00 zł brutto. Ceny są cenami brutto i zawierają podatek VAT (23%). Wiążąca jest cena widoczna w chwili złożenia zamówienia.
3. Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) – BLIK, Przelewy24 i karty płatnicze. Usługodawca nie otrzymuje ani nie przechowuje danych kart płatniczych.
4. Abonament nie odnawia się automatycznie. Opłacony okres doliczany jest do końca bieżącego okresu dostępu. O zbliżającym się końcu Okresu próbnego i Abonamentu Usługodawca przypomina e-mailem.
5. Po upływie opłaconego okresu Platforma działa jeszcze przez 7 dni (karencja). Następnie dostęp Działkowców jest wstrzymywany, a Zarząd ma dostęp wyłącznie do strony płatności. Dane Ogrodu nie są w tym czasie usuwane (zob. §11).
6. Pakiety SMS nie wygasają w trakcie trwania umowy. Każda część wiadomości (160 znaków bez polskich znaków lub 70 z polskimi znakami) zużywa 1 SMS. SMS-y niewysłane z przyczyn technicznych wracają na saldo.
7. Faktura VAT jest wystawiana po zaksięgowaniu płatności, na dane podane przez Klienta w panelu, zgodnie z przepisami ustawy o VAT – w tym w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), gdy jest to wymagane. Klient wyraża zgodę na przesyłanie faktur i ich wizualizacji w formie elektronicznej na adres e-mail podany w danych do faktury. Klient odpowiada za poprawność danych do faktury (w tym NIP).
8. Opłaty za rozpoczęty okres Abonamentu i wykorzystane SMS-y nie podlegają zwrotowi, chyba że usługa nie mogła być świadczona z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy albo umowę rozwiązał Usługodawca bez winy Klienta – wtedy Usługodawca zwraca proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres oraz wartość niewykorzystanych SMS-ów.
9. O zmianie Cennika Usługodawca informuje Konto główne e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Zmiana nie dotyczy okresów już opłaconych.

§7. Obowiązki Klienta

1. Klient jest administratorem danych osobowych działkowców i innych osób, które wprowadza do Platformy. Odpowiada za posiadanie podstawy prawnej ich przetwarzania, za ich prawdziwość i aktualność oraz za spełnienie obowiązków informacyjnych (art. 13–14 RODO).
2. Klient nadaje i odbiera uprawnienia użytkownikom Konta Ogrodu i dba o poufność haseł.
3. Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, w szczególności naruszających dobra osobiste, prawa autorskie lub przepisy o ochronie danych osobowych.
4. Wiadomości e-mail i SMS z Platformy Klient wysyła wyłącznie do osób związanych z Ogrodem i w sprawach Ogrodu. Zabronione jest wysyłanie niezamówionych informacji handlowych oraz wiadomości do osób, które się na to nie zgodziły, jeśli zgoda jest wymagana.
5. Zabronione są próby obejścia zabezpieczeń, uzyskania dostępu do danych innych ogrodów, testy obciążeniowe i bezpieczeństwa bez zgody Usługodawcy oraz działania zakłócające pracę Platformy.

§8. Dostępność, przerwy i kopie zapasowe

1. Usługodawca dokłada starań, aby Platforma działała nieprzerwanie, jednak nie gwarantuje stałej dostępności.
2. Prace serwisowe i aktualizacje Usługodawca wykonuje w miarę możliwości poza godzinami największego ruchu. W ich trakcie Platforma może pokazywać stronę „Trwa aktualizacja”. O dłuższych planowanych przerwach informuje z wyprzedzeniem.
3. Usługodawca wykonuje kopię zapasową bazy danych raz na dobę oraz przed każdą aktualizacją. Kopie są przechowywane przez 14 dni.

§9. Odpowiedzialność

1. Usługodawca nie odpowiada za przerwy i szkody wynikające z siły wyższej, awarii operatorów zewnętrznych (hosting, poczta, SMS, płatności), działań lub zaniechań Klienta i jego użytkowników (w tym ujawnienia haseł), treści wprowadzonych lub wysłanych przez Klienta ani za decyzje podjęte na podstawie danych wprowadzonych przez Klienta.
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy ograniczona jest do kwoty opłat uiszczonych przez Klienta w ostatnich 12 miesiącach przed zdarzeniem wywołującym szkodę. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści.
3. Ograniczenia z ust. 1–2 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym art. 82 RODO.

§10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Platformy można składać e-mailem na adres kontakt@rodpanel.pl .
2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Ogrodu, dane kontaktowe, opis problemu i – jeśli to możliwe – datę jego wystąpienia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją wysłano (albo na adres korespondencyjny wskazany w reklamacji).

§11. Czas trwania, rozwiązanie umowy i dane po zakończeniu

1. Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, bez okresu wypowiedzenia – e-mailem z adresu Konta głównego lub adresu Ogrodu. Brak opłacenia kolejnego okresu nie jest wypowiedzeniem: Konto Ogrodu i dane są zachowywane zgodnie z ust. 4.
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn (np. zakończenie świadczenia usługi, zmiana przepisów uniemożliwiająca jej świadczenie), informując o tym e-mailem.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym lub zablokować Konto Ogrodu w razie rażącego naruszenia Regulaminu, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń – chyba że zwłoka groziłaby szkodą lub naruszeniem bezpieczeństwa danych.
4. Jeżeli przez 12 miesięcy od końca ostatniego opłaconego okresu (lub Okresu próbnego) Klient nie opłaci Abonamentu, umowa wygasa. Co najmniej 30 dni wcześniej Usługodawca informuje o tym Konto główne e-mailem.
5. Do czasu usunięcia danych Usługodawca, na żądanie Klienta przesłane e-mailem z adresu Konta głównego, przekazuje Klientowi kopię danych Ogrodu w powszechnie używanym formacie (pliki CSV, szablony i pliki „Do pobrania”) w ciągu 14 dni.
6. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy Usługodawca usuwa dane Ogrodu w ciągu 30 dni; z kopii zapasowych znikają one w ciągu kolejnych 14 dni. Usługodawca przechowuje dłużej wyłącznie dane rozliczeniowe Klienta (np. faktury), gdy wymagają tego przepisy.

§12. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych opisują: Polityka prywatności, Umowa powierzenia przetwarzania danych oraz Polityka cookies. W sprawach danych osobowych działkowców pierwszeństwo ma Umowa powierzenia.

§13. Prawa do Platformy i do danych

1. Platforma, w tym oprogramowanie, wygląd i dokumentacja, jest chroniona prawem. W czasie trwania umowy Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Platformy zgodnie z Regulaminem.
2. Dane wprowadzone przez Klienta należą do Klienta. Usługodawca wykorzystuje je wyłącznie w celu świadczenia usługi, zgodnie z Umową powierzenia.

§14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany funkcji Platformy, zmiany Cennika, zmiany dostawców usług lub konieczności poprawy bezpieczeństwa.
2. O zmianie Usługodawca informuje Konto główne e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed tą datą; Usługodawca zwraca wtedy proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.

§15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Strony porozumiewają się przede wszystkim e-mailem: Usługodawca – na adres Konta głównego, Klient – na adres Usługodawcy podany w §1.
4. Nieważność jednego z postanowień nie wpływa na ważność pozostałych.
5. Regulamin obowiązuje od dnia oznaczonego jako wersja: 2026-10-07.